curso de planificación de proyectos. reflexiones finales

PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

TAREA DEL MÓDULO 4: INFORME FINAL

Josep Lluís Gómez

Juan Capellá

Bienve Villalobos

Proyecto «Creación e implantación de unidades de igualdad en la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears»

A. DATOS IDENTIFICATIVOS DEL PROYECTO

Nombre:	Estudio implantación Unidades Igualdad. (Realización de un estudio sobre la implantación progresiva de las Unidades de Igualdad en función de la disponibilidad presupuestaria)
Responsable:	Director General de Función Pública y Administraciones Públicas
Organización	Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears
Periodo de ejecución	Del 1 de noviembre de 2017 a 31 de julio de 2018

B. INDICADORES

Dada la naturaleza y el alcance del proyecto, que consistía en obtener como producto final una hoja de ruta para conseguir el objetivo final, que era implantar al 100% las unidades de Igualdad en un periodo máximo de 4 años, se definieron indicadores intermedios cualitativos ligados a actividades clave necesarias para conseguir el resultado final.

Para ello el equipo seleccionó las actividades clave (en la tabla siguiente figuran resaltadas en verde) y se les asoció un objetivo consistente en la fecha máxima de realización y un indicador cualitativo SI/NO, ya que el tiempo se determinó como un factor clave al estar el proyecto ligado al compromiso y aprobación presupuestaria.

Actividades	Objetivo	Indicador (SI/NO)
Reuniones con la directora del Institut Balear de la Dona.
Análisis de la normativa que regula la creación de las unidades de Igualdad.
Conclusiones derivadas del análisis conjunto de las actividades anteriores.	Tener el informe elaborado antes del 30/11/2017	SI
Búsqueda de información a través de Internet.
Contacto telefónico para recabar información más detallada.
Documento resumen por comunidades autónomas y propuesta de selección de las información más aplicable a nuestra situación, estructura y objetivos.	Tener el documento terminado antes del 31/12/2017	SI
Reunión con la directora del Institut Balear de la Dona y personal técnico para presentarles la propuesta.
Analizar aportaciones realizadas a raíz de la reunión anterior.
Definir el perfil competencial del personal que ha de gestionar las unidades de igualdad segun las funciones definidas.
Redacción y aprobación de documento definitivo que defina el modelo de unidades de Igualdad que queremos implantar.	Disponer del documento definitivo antes del 28/2/2018	SI
Reunión con el director de Función Pública para presentarle el modelo de unidades de igualdad consensuado con el Institut Balear de la Dona y el perfil de personal que necesitamos.
Recoger las diferentes posibilidades ofrecidas en la reunión para crear o adjudicar recursos humanos a las unidades de Igualdad.
Redacción de un informe sobre las diferentes posibilidades ofrecidas por la Dirección General de Función Pública para cubrir puestos de trabajo de las Unidades de Igualdad.	Tener el informe elaborado antes del 30/04/2018	SI
Reunión conjunta con el director general de Función Pública y con la directora del Institut Balear de la Dona para comentar las diferentes posibilidades y decidir la más apropiada.
Estudio económico para valorar el coste de la los recursos humanos de la propuesta elegida.	Disponer el informe económico antes del 31/05/2018	SI
Reunión con el director general de Función Pública y el director general de Presupuestos.
Redacción de un informe con diferentes escenarios de implantación de las unidades de igualdad en función de las disponibilidades presupuestarias (HOJA DE RUTA)	- Informe finalizado antes del 30/06/2018 - Que cumpla con los requisitos especificados	SI SI

C. ALCANCE

Los documentos considerados clave para conseguir el alcance del proyecto se pudieron finalizar a tiempo, por lo que el alcance, que era el «Estudio con la hoja de ruta para conseguir implantar las unidades de igualdad en un periodo máximo de 4 años» pudo concluirse en el tiempo previsto y con los requisitos exigidos.

Los requisitos del alcance del proyecto fueron aprobados en la primera reunión de seguimiento que realizó el equipo, en la cual también se aprobaron los indicadores del apartado anterior.

Estos requisitos quedaron definidos del siguiente modo:

1. El producto ha de contener toda la información necesaria para poder tomar decisiones políticas sobre su ejecución. Por otra parte, debe contener información veraz y documentada para que las decisiones se tomen con un margen de certeza elevado. El aspecto físico debe ser atractivo y fácilmente accesible, por lo cual tiene que contener gráficos y esquemas que condensen la información más relevante para tomar las decisiones.

2. Para aprobar el estudio debe realizarse una reunión entre la persona responsable del proyecto con las personas titulares de las direcciones generales de Función Pública, de Presupuestos y la directora del Institut Balear de la Dona, para verificar la información y los compromisos de cada parte reflejados en el documento y para recoger en un acta las modificaciones u observaciones al mismo.

D. ACTIVIDADES REALIZADAS

Todas las actividades se realizaron conforme a lo previsto y en el tiempo programado. No se han producido desviaciones o cambios significativos y se han cumplido rigurosamente los plazos fijados para cada uno de los productos intermedios.

E. COSTES

El presupuesto de este proyecto sólo contemplaba los gastos del personal de la Administración implicado y los recursos materiales propios. No ha habido que habilitar ninguna partida especial ni contratar a otro personal para desarrollarlo. Así pues, no ha habido ningún gasto diferente de los previstos en la planificación del proyecto.

E. RECURSOS HUMANOS

El equipo humano ha estado formado por personal técnico de la Dirección General de Función Pública y personal del Institut Balear de la Dona. Hay que decir, con mucha satisfacción, que la colaboración y la coordinación ha sido excelente y que ha habido mucha ilusión y sintonía, derivada en parte del conocimiento previo que tenemos, debido a que hace años que trabajamos conjuntamente, ya que formamos parte de la Comisión de Seguimiento del Plan de Igualdad. También el hecho de tener una cultura y un conocimiento en materia de igualdad ha facilitado la utilización de un lenguaje común y el planteamiento de unos objetivos ambiciosos de cara a diseñar las mejores unidades de igualdad posibles.

F. RIESGOS

En la planificación habíamos identificado como riesgo principal el de la falta de implicación del personal en un proyecto del que se puede dudar sobre su importancia y beneficios, pero hay que decir que el hecho de haber empezado a ejecutar nuestro primer plan de igualdad en el año 2012 ha contribuido a aumentar la  cultura de igualdad del personal, hecho que ha redundado muy positivamente en la ejecución de este proyecto, por la buena aceptación que hemos percibido.

G. ADQUISICIONES

En este apartado no hay nada que destacar, puesto que no se han producido adquisiciones para la ejecución del proyecto, ya que hemos dispuesto de todo lo necesario desde su inicio.

H. ACCIONES CORRECTIVAS

Por la naturaleza del proyecto (hacer un estudio) no ha habido que realizar ninguna acción correctiva, por tres razones principales:

1. Los tiempos de ejecución se planificaron con la holgura suficiente para que pudiera finalizarse en los 9 meses de ejecución previstos, como así ha sido y aunque el tiempo ha sido justo, hay que decir que no nos hemos visto apurados.

2. El interés político por implantar las unidades ha hecho que se priorizara este estudio frente a otros que también estaban en ejecución y que podían aplazarse sin graves consecuencias negativas.

3. El personal que lo ha desarrollado estaba muy motivado en la materia, ya que la medida deriva de una ley de reciente aprobación en cuya elaboración ha estado muy implicado el personal del Institut Balear de la Dona y, por parte del personal de la Dirección de Función Publica, que es el responsable de la ejecución y seguimiento del Plan de Igualdad, la creación de estas unidades pueden suponer más colaboración e implicación de las consejerías y organismos autónomos de nuestra Administración en la ejecución de las medidas de dicho Plan, lo cual es muy positivo.

I. LECCIONES APRENDIDAS

1. El hecho de haber planificado tan concienzudamente la realización del estudio objeto del proyecto, ha redundado muy positivamente en los resultados obtenidos. La planificación ha hecho que tuviéramos en cuenta variables y fuentes de información que, de otro modo, no hubiéramos considerado.

2. El haber tenido que reportar periódicamente sobre el estado de ejecución del proyecto ha motivado que no dilatáramos los tiempos y que nos sintiéramos responsables de ejecutarlo en tiempo y forma.

3. En el acta de constitución del proyecto habíamos definido dos limitaciones. La primera era que el tiempo que se tardara en tomar la decisión política para la aprobación y el compromiso de gasto era muy decisivo para que el proyecto pudiera alcanzar su fin. Hay que decir que esta limitación no se convirtió en un problema, ya que las decisiones se tomaron rápidamente. La segunda limitación la constituía la negociación con la parte social en relación a la modificación de la Relación de Puestos de Trabajo. Hay que decir que cuando les presentamos la documentación justificativa del modelo aprobado para la creación de las unidades, lo valoraron muy positivamente y lo apoyaron de forma unánime. O sea, que las dos limitaciones previstas no llegaron a materializarse, tal vez porque éramos conscientes de ellas y luchamos para contrarrestarlas.

4. Podríamos concluir este apartado y este informe manifestando nuestro convencimiento de que planificar un proyecto que tenemos que llevar a cabo nos acerca bastante a una buena ejecución y nos ayuda a llegar a los resultados finales que perseguimos, ya que nos faculta para enfrentarnos a imprevistos, riesgos y limitaciones con más recursos y de forma más ágil que si actuamos sin ninguna planificación y eso hemos podido constatarlo en la ejecución de este proyecto.